• Home
  • Garis Panduan & Etika Penggunaan Sidang Video

Pemakaian Garis Panduan dan Etika Penggunaan Sidang Video UITM


TUJUAN

Garis panduan penggunaan sidang video (SV) bertujuan untuk   memastikan pelaksanaan tanggungjawab PTJ dan pemunya proses bagi menepati piawaian yang telah ditetapkan. Pematuhan dalam penggunaan sidang video adalah penting bagi memastikan sidang video berjalan lancar dan menepati objektifnya. Garis panduan ini disediakan sebagai sumber rujukan kepada PTJ di seluruh sistem UiTM dalam memastikan sidang video berlangsung dengan jayanya. 

SKOP

Garis panduan ini dirangka bagi aspek penggunaan dan pengendalian sidang video UiTM. Ia melibatkan kampus induk UiTM Shah Alam, Kampus-kampus Negeri dan Kampus-kampus Cawangan.

PENGGUNAAN SIDANG VIDEO

Penggunaan sidang video adalah meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan sidang video, aktiviti mesyuarat, live streaming, perkakasan sidang video dan perkara yang berkaitan.

PERKAKASAN SIDANG VIDEO

Perkakasan sidang video adalah meliputi Codec C20 SX80, kamera HD, mikrofon, Remote Camera, TV serta alat kawalan jauh dan rak khas untuk menempatkan semua perkakasan yang dinyatakan serta sistem rangkaian yang terlibat dan aksesori tambahan yang diperlukan.

TATACARA PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN SIDANG VIDEO

  1. Mesyuarat yang melibatkan perjalanan dan kos penginapan dan boleh diselesaikan kurang daripada tiga (3) jam hendaklah dibuat melalui SV dan disahkan oleh Jabatan Komunikasi Korporat.
  2. Semua peralatan dan aktiviti SV hendaklah diletak dan dijalankan di Bilik Mesyuarat Utama PTJ yang berkenaan. Untuk perancangan jangka panjang pihak PTJ adalah disarankan menyediakan sebuah bilik khas untuk sidang video bagi tujuan penggunaan yang optimal.
  3. Keutamaan penggunaan bilik mesyuarat adalah di bawah tanggungjawab pihak PTJ. Pada masa ini PTJ akan menentukan keutamaan sesuatu mesyuarat sehingga bilik khas untuk sidang video dapat disediakan.
  4. PTJ bertanggungjawab ke atas penggunaan dan keselamatan peralatan di dalam bilik mesyuarat yang digunakan.
  5. PTJ hendaklah memaklumkan kepada PPII jika terdapat pembatalan mesyuarat SV dengan kadar segera. SV boleh digunakan untuk menjalankan sesi temuduga dengan staf dan pelajar.


TATACARA PENGGUNAAN AKAUN CISCO JABBER

  1. Akaun JABBER hanya diberikan kepada pengurusan kanan universiti serta pegawai yang dikenal pasti dan mendapat kelulusan oleh PPII.
  2. Akaun JABBER hendaklah dimatikan bila tidak digunakan kecuali untuk pengurusan kanan universiti.


TATACARA KESELAMATAN

  1. Mesyuarat tidak boleh direkodkan menggunakan content server sebagai langkah keselamatan bagi menjaga kerahsiaan maklumat.
  2. Tiada nombor panggilan akan diberikan kepada pengguna, kecuali bila mana diperlukan. Sistem akan memanggil pengguna secara auto tanpa perlu pengguna mendail untuk bermesyuarat.
  3. Nombor ID mesyuarat   atau dailing number adalah rahsia, dan akan diberikan atas arahan pengerusi mesyuarat sahaja.


TATACARA PERMOHONAN TEMPAHAN MESYUARAT

  1. Tempahan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya dalam tempoh 5 hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.
  2. Kelulusan   tempahan   tertakluk   kepada   kelulusan   penggunaan   bilik mesyuarat oleh PTJ.
  3. Kelulusan SV boleh dibatalkan mengikut keutamaan penggunaan bilik mesyuarat oleh PTJ.

 
TATACARA PENETAPAN PERKAKASAN SIDANG VIDEO (ENDPOINT)

  1. Endpoint hendaklah ditetapkan kepada mod auto answer.
  2. PPII berhak untuk menetapkan setting endpoint mengikut keperluan dari masa ke semasa.
  3. PPII akan menetapkan panggilan secara auto jika semua mesyuarat hanya melibatkan endpoint sahaja.
  4. PPII akan menetapkan   panggilan secara one pushbutton (manual) jika mesyuarat melibatkan endpoint dan akaun movi.
  5. PPII akan memanggil endpoint mengikut jadual mesyuarat yang   ditetapkan.   PTJ   perlu   memastikan   pihak   yang bertanggungjawab berada pada endpoint (bilik mesyuarat) mengikut masa tempahan dibuat. Kegagalan berbuat demikian menyebabkan sistem tidak dapat membuat penyambungan endpoint ke Multi Call Unit (MCU).


PERATURAN PERKAKASAN SIDANG VIDEO

PTJ hendaklah memastikan perkara berikut : 

  1. Perkakasan sidang video hendaklah sentiasa dihidupkan sepanjang masa, kecuali di dalam keadaan tertentu seperti terputus bekalan elektrik atau selenggaraan.
  2. Endpoint hendaklah sentiasa berada di dalam standby mode apabila tidak digunakan.
  3. TV hendaklah dimatikan (switch off) apabila tidak digunakan.
  4. PTJ bertanggungjawab sepenuhnya menjaga keselamatan perkakasan, memastikan pengguna mematuhi etika penggunaan sidang video dan penggunaanbagi tujuan rasmi sahaja.
  5. Set sidang video termasuk TV hendaklah digunakan untuk tujuan sidang video sahaja.
  6. Pengguna tidak boleh membawa keluar atau memindahkan endpoint dari bilik yang telah ditetapkan. Pengguna perlu mendapatkan kebenaran daripada Pejabat Teknologi Maklumat terlebih dahulu sekiranya ada keperluan.
  7. Pengguna hendaklah menyimpan kembali mikrofon, alat kawalan jauh ke dalam rak yang disediakan setelah digunakan.

  Teknikal Sidang Video UiTM

 

Go to top